12 полезных хитростей для покорения Google Docs

Создавай и властвуй!

Фото
Getty Images

Если ты работаешь с документами Google, то наверняка знаешь, что правки в них неизбежны, как и поправки в Конституцию. Может быть, они приходят тебе, а может, ты рассылаешь их сам и думаешь, что все знаешь про Google Docs. Но эти советы помогут не только сократить количество правок, но и стать настоящим джедаем «Документов».

Открыть документы в один шаг

Чтобы не кликать по нескольку раз в меню Google-диска, войти сразу в «Документы» или даже сразу начать новый документ, можно просто введя «docs.new» или «doc.new» в строку браузера. Открыть новый лист Google можно с помощью команд «sheet.new» или «slide.new» для нового слайда.

Добавить подпись

Нет, кое-где в офисах еще стоят факсы, готовые принять документ, заверенный твоей подписью, но и в Google Docs оставить автограф не сложнее, чем сказать «Стартуем!».

В разделе «Вставка» найди «Рисунок» и нажми «Новый». Затем мышкой выбери пиктограмму «Линия» и в ней пункт «Рисование». Готово. Можешь оставлять подпись на документе. Да, мышкой или на трекпаде сперва может быть не очень удобно вырисовывать автограф, но тут уже дело сноровки.

Держи счетчик слов перед глазами

Если приходится работать с документами, которые должны содержать точное количество символов, можно не перепроверять их постоянно через меню «Инструментов», а держать счетчик открытым.

Для этого нужно всего лишь установить галочку «Показывать статистику слов при вводе текста» в тех же «Инструментах».

Ну а если наоборот — не хочешь, чтобы статистика постоянно маячила перед глазами, но и бродить по меню не хочется, то ее можно вызвать командами «Control + Shift + C» (или «Command + Shift + C» на Mac).

Не форматируй текст

Твой старый товарищ копипейст после копирования может устроить неприятность в виде того, что вставленный текст будет отличаться от оригинала и его придется форматировать. Что, опять лезть в меню? Нет, просто воспользуйся сочетаниями клавиш «Control + Shift + V» («Command + Shift + V» на Mac), и текст вставится без форматирования.

Раздавай задачи конкретным людям

Ну вот, добрались до правок. Если над документом работает сразу несколько человек, можешь выдавать правки и задания персонально каждому. Для этого в правом верхнем углу экрана нажми на пиктограмму с изображением карандаша, выбери пункт «Советовать», и в нем можно будет, введя адрес почты конкретного человека, отправить правку непосредственно для него.

Вернуться к более ранней версии документа

Google не только сохраняет последнюю отредактированную версию документа, но и сохраняет предыдущие варианты. Чтобы «откатить» документ, нужно пройти путь «Файл», «История версий» и «Просмотреть историю версий». 

Здесь можно открыть любой предыдущий черновик, чтобы увидеть конкретные изменения, выделенные в документе, а также время и дату их внесения, что особенно полезно, если редактируют несколько человек.

Поиск в Интернете без открытия нового окна

Чтобы не засорять монитор лишними вкладками, погуглить в Google Docs проще простого: для этого в нем есть встроенный браузер и встроенный словарь. Открыть браузер можно командами «Ctrl + Alt + Shift + I» или «Command + Option + Shift + I» на Mac. Причем ищет он не только в Интернете, но и в твоем Google Drive.

Создавай собственное автосокращение

Если у тебя с коллегами взято за правило писать определенные слова определенным образом, можно настроить для них автозамену, выбрав «Инструменты», «Настройки», «Замены». Ну и там же можно настроить замену кавычек, значков копирайта, да и вообще любых букв и символов, что только есть в документе.

Сократи количество красных подчеркиваний

И опять про конкретные слова. Если ты уверен, что определенное слово пишется определенным образом, например чья-то фамилия или специфический термин, а Google принимает его за ошибку, можно добавить это слово в личный словарь.

Он находится в разделе «Инструменты», «Орфография и грамматика», «Пользовательский словарь». Ну или если слово уже подчеркнуто как ошибка, сразу нажать на него правой кнопкой мыши и внести в словарь.

Преобразовать документ в другой формат

Вероятно, тебе уже приходилось слышать просьбу прислать документ в другом формате, потому что «не открывается». Если ты, конечно, не отправляешь его ссылкой. Чтобы изменить формат Google Docs и скачать его в нужном формате, нужно перейти в «Файл» и «Скачать». Есть также варианты для преобразования в PDF, веб-страницу, простой текстовый файл и многое другое.

Набор голосом

Да, Google умеет и такое. К сожалению, пока он не способен расшифровывать аудиофайлы, например, если какой-то негодяй прислал тебе полуторачасовой войс. Но надиктовать текст голосом самому уже можно.

Нужно выбрать «Инструменты», «Голосовой ввод» и убедиться что твой микрофон включен. Все, можешь набирать текст голосом, а Google расшифрует.

Редактируй без Интернета

Если во время редактирования начался пожар, землетрясение, смерч и цунами или просто отключили Интернет, можно продолжить работу и без него. Только сперва придется скачать расширение Google Docs Offline.

Нужно перейти на главную страницу Google Docs, затем нажать на значок главного меню (три горизонтальные линии в верхнем левом углу) и выбрать «Настройки». Затем нажать серую кнопку «Offline», чтобы она сдвинулась вправо и стала синей, и будет тебе счастье даже без Интернета. Жаль, что без него пока нельзя отослать правки неопознанной панде или неопознанной выдре.

Комментарии

0
под именем