Хорошо развитые навыки продуктивности полезны и в других сферах жизни: спорте, хобби и даже повседневных делах. Исследования показывают, что далеко не всё имеющееся у нас время мы используем эффективно. Например, аналитики VoucherCloud выяснили, что средний офисный работник продуктивно работает в течение рабочего дня. Продуктивную работу затрудняют различные отвлекающее факторы. Исследователи полагают, что нашему мозгу может потребоваться , чтобы вернуться в прежнее состояние, после того как мы прервали работу для прочтения сообщения.
Быть продуктивнее и меньше отвлекаться помогают развитые навыки личной эффективности. Она позволяет выстроить любые дела так, чтобы они выполнялись вовремя, без отвлечения на побочные факторы и прокрастинации, а также грамотно расставлять приоритеты и оставлять достаточно времени на восстановление сил. Рассказываем, как с помощью простых приемов прокачать личную эффективность и научиться делать больше за меньшее количество времени.
Не забываем про дедлайны
Дедлайны не только способствуют повышению продуктивности, но и предотвращают выгорание. Согласно закону Паркинсона, работа всегда занимает столько времени, сколько на нее отведено. И если на работу отпущен день, то мы и будем выполнять ее весь день, хотя на самом деле она может требовать всего пары часов. Достаточно вспомнить Правило Парето, которое гласит, что мы тратим только 20% нашего времени на те действия, которые приносят результат, остальное уходит на второстепенные дела. Даже если сроки выполнения какой-либо задачи не установлены, старайтесь сами устанавливать дедлайны для каждого дела и следить за их соблюдением.
Управляем временем
Планирование — основа управления временем. Не важно, какой способ вы предпочитаете (цифровой ежедневник, доски Trello, записную книжку или просто списки на бумаге), хороший тайм-менеджмент поможет упорядочить задачи, не забыть о важном и сохранить энергию. Дэвид Аллен, известный консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности, в своей книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» писал: «Незаконченное дело фактически остается незаконченным в двух местах: в действительности и у вас в голове. Незавершенные дела у вас в голове поглощают энергию вашего внимания, поскольку не дают покоя вашей совести».
Старайтесь при планировании избегать крайностей — например, тратить неоправданно много времени на детализацию, где она не требуется. Если какая-то задача занимает 5-10 минут, ее можно не фиксировать в планах, а делать прямо сейчас. И наоборот, не стоит описывать цели слишком расплывчато: большие задачи есть смысл разбить на блоки и подзадачи, каждую из которых можно выполнить за полчаса-час.
Засекайте и фиксируйте время, которое у вас занимает выполнение той или иной задачи. Это поможет вам не только строить более реалистичные планы, но и свести к минимуму вред от «пожирателей времени».
Определите ваш индивидуальный «биологический прайм-тайм», когда у вас наиболее высокий уровень энергии, и используйте его максимально продуктивно. Планируйте большую часть важных задач именно на это время и минимизируйте отвлекающие факторы.
Концентрируем внимание
Нельзя забывать о перерывах. Человек не может сохранять сосредоточенность на задаче существенно дольше 40 минут. Поэтому для сохранения продуктивности отдыхайте 10 минут через каждые 50 минут работы или потестируйте известную «технику Помодоро» (Pomodoro technique), то есть через каждые 25 минут делайте 5-минутный перерыв, а через 2 часа — полноценный 30-минутный отдых с полной сменой деятельности.
Никто не может быть полным энергии в любое время суток, поэтому примите как данность, что и у вас бывают моменты, когда никак не получается приступить к работе. Позвольте себе 10 минут заняться чем-то отвлеченным: почистите память в телефоне, уберитесь на рабочем столе или сделайте несколько упражнений.
Когда предстоит сложная работа, избавьтесь от отвлекающих факторов. Закройте вкладки социальных сетей, а если задача не связана с работой в Интернете, то закройте браузер. Не отвлекайтесь на новые уведомления в телефоне, а чтобы не пропустить важный звонок, например из интернет-магазина или от курьерской службы, можно воспользоваться функцией определителя номера. Благодаря этому вы сможете отвечать только на те звонки, которых ждете. Например, такая бесплатная опция появилась недавно в мессенджере Viber, в котором есть наш (и там уже более 95 тысяч подписчиков).
Поддерживаем уровень энергии
Сон, еда и спорт в достаточном количестве эффективны на 100% для всех людей, считает Крис Бэйли, популярный канадский писатель и консультант по вопросам продуктивности. В своем бестселлере «Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе» он пишет: «Стоит ли жертвовать сном, едой и физическими нагрузками ради того, чтобы в ближайшие две недели сделать рывок в работе, а потом восстанавливаться еще месяц?»
Эксперт и создатель курсов по удаленному заработку Василий Блинов отмечает: «Самые банальные советы чаще всего оказываются самыми эффективными. Голодный желудок не даст вам нормально работать (и переполненный тоже). А украденный час сна не подарит больше времени, а только разрушит вашу продуктивность».
Не поддавайтесь стрессу. Находите и применяйте те способы борьбы с ним, которые подходят именно вам. Для кого-то это занятия в зале или легкая workout-тренировка, а для кого-то — просмотр хорошей комедии или матча с друзьями в баре.
Развиваем компетенции
Не упускайте возможности улучшить ваши навыки или обрести новые, полезные для той сферы, где вы работаете или планируете работать в дальнейшем. При нехватке умений даже самое грамотное планирование, предельное внимание и высокий уровень энергии не помогут вам выполнить задачу качественно и быстро. И всем без исключения на пользу пойдут занятия, помогающие держать мозг в тонусе: интеллектуальные игры, участие в квестах и квизах, самообразование.
