4 правила идеального электронного письма в рабочей переписке

Неочевидные правила, которые помогут твоим письмам не оказываться в папке «Спам».

Эти секреты деловой переписки рекомендует тебе Лиза Смит, автор книги «Деловой e-mail: Как сделать это профессионально и эффективно».

Фото №1 - 4 правила идеального электронного письма в рабочей переписке

1. Сразу заявляй о цели письма

Не нужно долгих вступлений и отвлеченных историй. В первых двух — четырех предложениях четко и лаконично опиши цель, с которой отправляешь письмо.

В идеале она должна формулироваться одним предложением: «Прошу предоставить мне поддельный паспорт», «Извините, но сейчас нет возможности повысить вам зарплату», «Предлагаю в кратчайшие сроки прекратить украшать стены офисного лифта ядовитым плющом».

Если в письме содержится один вопрос или несколько, но взаимосвязанных, у тебя будет больше шансов получить желаемый ответ: адресат при всем желании не сможет запутаться или что-то забыть. Если вопросы накопились и ты хочешь задать их все, напиши несколько писем на один адрес.

2. Аргументируй и предлагай решения

Деловая переписка может затягиваться из-за бесконечных уточнений и пояснительных сопровождений. Сразу позаботься о том, чтобы адресат понял, почему предложенные тобой решения важны. На каждое написанное утвердительное предложение («Ежегодную встречу акционеров в этот раз проведем параллельно с детским праздником») в уме задавай себе вопрос «почему?» и отвечай на него в письме («Потому что председатель все равно плохо запоминает лица, а детям скажем, что это покемоны»).

Заранее собери статистику, аналитику и реальные примеры из мировой практики, которые говорят о твоей правоте, и смело предлагай возможное решение на их основе. Теперь, если адресат его примет, получится, что он следовал мировым трендам, а не твоему (возможно, непрофессиональному) совету: «В этом году мы сможем расширить наше производство прессованных аккордеонов, так как, согласно мировой статистике, музыкальный рынок растет».

Фото №2 - 4 правила идеального электронного письма в рабочей переписке

3. Демонстрируй, что внимательно читаешь переписку

Если на подробное письмо из 19 пунктов ты отвечаешь рубленым «да», это может быть расценено как попытка отделаться от собеседника. В идеале твой ответ должен быть соразмерен прочитанному письму.

Считать буквы не нужно, достаточно апеллировать к тексту оригинала: «Вы спрашиваете, уделим ли мы внимание проблеме нехватки рабочих мест. Это вопрос комплексный, мы приступим к его решению, как только сократим отдел планирования».

4. Подстраивайся под стиль адресата

Люди по-разному воспринимают окружающий мир. Кто-то больше полагается на слух, кто-то — на зрение или чувства. На письме это легко определить по фразам вроде «Наблюдаю состояние вашей техники» или «Наткнулся в Сети на необычный сайт».

Ты можешь подстраиваться под оппонента, сознательно копируя его сенсорную модель. Собеседник злоупотребляет «зрительными» глаголами? Отвечай: «Рады, что вы готовы расширить свой кругозор. Поверьте, наша коллекция кукол вуду ласкает глаз». Настроен на тактильную волну — «Ваш вопрос касается нас всех. Мы возьмемся за него сегодня же».

Комментарии

4
под именем
  • Топ
  • Все комментарии
  • Впрочем ничего не менять и писать так, как пишешь.