Главная проблема, уверен Грэм, в том, что люди склонны искать для себя ощущения занятости. Поэтому вместо того, чтобы быстро разобрать входящую корреспонденцию, растягивают этот неприятный процесс. Соберись с силами и решительно удали все старые письма, чтобы не отвлекали. Со свежими нужно будет сделать вот что.
Создай три основные папки
«Заведи папки «Действие», «Чтение» и «Ожидание». В них не будет содержаться ничего, кроме рабочих материалов, — приступает к главному Грэм. Теперь тебя ничто не должно волновать, кроме этой троицы».
Действие
Сюда попадают все письма, которые требуют обстоятельного (более двух минут) ответа или других действий в почте. Если отреагировать можно быстрее, делай это сразу.
«Обрати внимание, — добавляет наш эксперт, — что здесь не место письмам, по поводу которых не определился, что именно нужно сделать. Если не уверен, временно верни их в папку «Входящие».
Чтение
«Конечно, было бы здорово читать все поступающие письма, — фантазирует мистер Олкотт. — Но насколько это полезно по шкале от одного до ста? Все, что ты хочешь просмотреть позже, а не в этот самый момент, попадает в эту папку. Выдели день в неделю, чтобы ее просматривать».
Ожидание
«Последняя рабочая папка предназначена для того, что еще не произошло. Тут покоятся напоминания о том, что ты ждешь каких-то действий от других. Как только это что-то будет сделано, письмо удаляется. Такая папка позволит вам не упустить ничего важного».
Для специализированной переписки могут понадобиться дополнительные папки. Например, «Счета», «Оружие», «Билеты» или, как в нашем журнале, «Бородавочник». Однако теперь разбор входящей почты не будет отнимать так много времени, как раньше.
